24.06.2010 – Eine der wichtigsten Neuerungen in unserer Gastronomie-Software MC EventCenter 3.0 ist die so genannte Versionierung einer Veranstaltung.
In diesem Artikel beschreiben wir, was darunter zu verstehen ist, warum das Thema gerade für die Gastronomie so wichtig ist und wie Sie dies bei einer Veranstaltung einsetzen.
Alltägliche Änderungen einer Veranstaltung in der Gastronomie
Gerade in der
Gastronomie gehört das Ändern einer Veranstaltung zum Alltag. Dies hat vor allem zwei Gründe:
- Die Veranstaltung wurde mit dem Gast besprochen und er erhält ein Angebot. Allerdings hat der Gast im Nachhinein Änderungswünsche. Sie erstellen daraufhin für die Veranstaltung ein neues Angebot oder ändern dies in der Auftragsbestätigung ab.
- Wenn nach der Veranstaltung eine Rechnung gestellt werden soll, wird die Veranstaltung um die tatsächlich verbrauchten Mengen ergänzt. Typisch für die Gastronomie ist hier, dass diese Mengen (vor allem Getränke) allerdings nicht Bestandteil des ursprünglichen Angebots der Veranstaltung waren.
Um diesem Thema gerecht zu werden, war es in unserer Gastronomie-Software MC EventCenter bisher bereits möglich, beliebig viele Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen für eine Veranstaltung zu erstellen. Auch nachträglich waren diese in der Veranstaltung hinterlegt, so dass sich Änderungen nachvollziehen liessen. Allerdings wurden die Änderungen jeweils direkt in der Veranstaltung durchgeführt. Eine Änderungsverfolgung war also nur möglich, indem beispielsweise die Angebote zur Veranstaltung durchstöbert wurden.
Dies wurde im MC EventCenter 3.0 geändert, so dass nun für jedes Angebot, jede Auftragsbestätigung oder jede Rechnung eine eigenständige Version der Veranstaltung erzeugt wird.
Wie es in Ihrer Veranstaltung funktioniert
Was sich zunächst kompliziert anhört, geschieht in unserer Gatronomie-Software völlig intuitiv. Obwohl die Software bei der Planung einer Veranstaltung wesentlich komplexer geworden ist, bekommen Sie als Anwender hiervon nichts mit. Die Bedienung bleibt – typisch für MouseClick – genauso einfach wie zuvor. Und im Kalender des MC EventCenters taucht die Veranstaltung natürlich nur ein mal auf, egal über wie viele Versionen sie verfügt.
Wenn Sie eine Veranstaltung öffnen, finden Sie auf der linken Seite des Fensters einen (in dieser Version unserer Gastronomie-Software neuen) Navigationsbaum. Hier haben Sie Zugriff auf alle Versionen der Veranstaltung. Diese sind dabei in Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften untergliedert.
Um bei einer neuen Veranstaltung die Details zu erfassen, klicken Sie einfach in dem Baum auf „Neues Angebot“ (sofern Sie mit dem Angebot beginnen wollen – Sie können alternativ z.B. auch sofort eine Rechnung erstellen). Die Software erstellt daraufhin automatisch die erste Version der Veranstaltung und Sie hinterlegen hier alle anzubietenden Leistungen, wie Gerichte, Menüs, den zeitlichen Ablauf, etc.
Anschliessend verwenden Sie die Druckfunktion. Dadurch wird für das Angebot der Veranstaltung ein Microsoft Word Dokument erzeugt, das Sie bei Bedarf in Word ergänzen können. Gleichzeitig wird das erzeugte Angebot in der Veranstaltung freigegeben. Das bedeutet, dass sie es nicht mehr ändern können, da es nun ja verschickt worden ist.
Für den Fall, dass Sie in dem Microsoft Word Dokument tatsächlich Ergänzungen eingeben: Sie haben in unserer Gastronomie-Software auch später jederzeit Zugriff auf das Dokument, indem Sie in der Symbolleiste die Funktion „Nachdruck“ auswählen. Diese öffnet das ursprüngliche Dokument.
Um nun doch Änderungen eingeben zu können, nachdem Ihr Gast beispielsweise Änderungswünsche für die Veranstaltung hat, stornieren Sie zunächst einfach das Angebot und erstellen anschliessend ein neues, indem Sie wieder „Neues Angebot“ anklicken. Dabei werden alle Daten des bisherigen Angebots in das neue Angebot übernommen. Die Veranstaltung braucht also nicht neu geplant werden, sondern Sie ändern sie lediglich in dem neuen Angebot ab. Das bisherige Angebot der Veranstaltung bleibt dabei erhalten und Sie können über den Navigationsbaum jederzeit darauf zugreifen!
Zum Erstellen einer Auftragsbestätigung oder einer Rechnung für Ihre Veranstaltung ist das Vorgehen das gleiche. Auch hier werden alle Daten aus der letzten freigegebenen Version der Veranstaltung übernommen.
Der Anwender braucht sich also über die Versionierung der Veranstaltung keine Gedanken machen. Er verwendet einfach intuitiv die Gastronomie-Software und diese erledigt automatisch den Rest.
Die Historie einer Veranstaltung
Neu bei unserer Gastronomie-Software MC EventCenter 3.0 ist auch die Historie einer Veranstaltung. Auch hierzu finden Sie innerhalb der Veranstaltung im Navigationsbaum auf der linken Fensterseite einen entsprechenden Menüpunkt.
In der Gastronomie ist es leider so, wie in anderen Bereichen auch: Ihr Kunde gibt Ihnen für die angebotene Veranstaltung einen Änderungswunsch durch und kann sich später nicht mehr daran erinnern.
Hier hilft die Historie der Veranstaltung: In ihr können Sie festhalten, wann beispielsweise Menübesprechungen stattgefunden haben oder wann der Kunde wen angerufen hat, um die Veranstaltung ändern zu lassen.
Fazit
Unsere besondere Herausforderung bei der Versionierung einer Veranstaltung war, diese für den Anwender so einfach zu gestalten, dass die gewohnt intuitive Bedienung unserer Gastronomie-Software vollständig erhalten geblieben ist. Dies ist MouseClick-typisch sehr gut gelungen. Der Navigationbaum wird vom Anwender einfach bedient, ohne dass dieser darüber nachdenken muss. Änderungen in der Veranstaltung lassen dabei besser den je nachvollziehen.